Destruição do documento original em meio físico

Os tabeliães prestam o serviço de autenticação de documentos digitalizados, assinada digitalmente a certidão revestida de fé pública, atestando a autenticidade da cópia digitalizada. Nesse procedimento sempre foi necessária a apresentação do documento original registrado no suporte físico do papel para confronto do teor.

Em 2019, a chamada MP da liberdade econômica (881/2019) – convertida na Lei 13.874/2019 -, estabeleceu como essencial ao desenvolvimento e crescimento econômicos do País o direito de toda pessoa natural ou jurídica arquivar qualquer documento por meio digital. O documento digital foi equiparado ao documento em meio físico, para todos efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público, deixando pendente a regulamentação dos requisitos técnicos a serem observados.

Foi ainda alterada a Lei 12.682/2012 para autorizar a destruição do documento original após a digitalização – se constatada a integridade do documento digital -, observada a legislação específica e após decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição.

A necessária regulamentação para descarte do documento original nasceu agora com o Decreto 10.278/2020, do último dia 18 de março. A fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos jurídicos do documento original, foram definidos os meios e técnicos requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados.

As novas disposições se aplicam aos documentos físicos digitalizados, produzidos por pessoas jurídicas de direito público interno, de direito privado ou por pessoas naturais.

O texto legal apresenta os conceitos de documento digitalizado, de metadados, de documento público e de integridade, elege a responsabilidade pela digitalização, elenca as condições de armazenamento de documentos digitalizados e trata da preservação de documentos com valor histórico.

Corretamente foi ratificada a necessidade do uso da assinatura digital padrão ICP-Brasil, tanto na digitalização que envolva entidades públicas, assim como nas relações entre particulares quando inexistente acordo prévio entre as partes.

O documento digitalizado quando destinado a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno, deverá seguir os padrões técnicos e conter metadados mínimos, devidamente especificados nos anexos I e II do Decreto.

O grande rompimento de paradigma se extrai da destruição do documento físico após a digitalização que deve atender a tabela de temporalidade documental.

Para assegurar a indispensável segurança, os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar: a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado; a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos; o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado; além de atender aos requisitos de confidencialidade e interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Diante dessa nova possibilidade de descarte do documento original recairá sobre o detentor do documento a responsabilidade legal por esse procedimento.

No passado tanto os prestadores de serviço de microfilmagem quanto os cartórios deveriam se registrar perante o Ministério da Justiça e se sujeitar à sua fiscalização (Decreto 1.799/96, revogado pelo Decreto 10.149/2019).

A segurança jurídica neste agora se dirige a indispensável comprovação de atendimento dos requisitos técnicos pelos prestadores de serviço de digitalização.

ANA AMELIA MENNA BARRETO – Advogada e Docente em Direito Digital. Membro da Coordenação de Direito, Tecnologia e Inovação do Conselho Federal da OAB

Fonte: JOTA

Publicado em 2021